Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации
Канцелярия и архив предприятия
Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим
организацию документов в архиве предприятия.
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы
предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы
хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся
несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а
затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по
атрибутам документов.
Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по
окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный
перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой
указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в
каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения
документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения
дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для
государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела
уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив
или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования
архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.
Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только
начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения
организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в
отделах.
Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя
неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний
документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения
предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня
подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между
отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела
должен отслеживаться и регистрироваться.
Канцелярия и специализированное делопроизводство
Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему,
работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д.
Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота,
как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы
делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например -
бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в
структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются
следующими параметрами:
- Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
- На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и
нужно применять системы жесткой маршрутизации).
- Они работаю с структурированными документами.
- Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют
развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать
(контракт-счет-накладная).
С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства,
например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или
подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и
документами - это свободная маршрутизация.Оно отвечает за сбор и распределение
информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса).
Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена
информацией.
[]
[]
[]
