Сопровождение контрактов с помощью
Д. Васильев, А. Цветков,
Консалтинг ПРИМ - Primavera Systems, Inc.
Одной их основных проблем, возникающих у корпорации в процессе реализации ее проектов -
ведение контрактов по проектам. Эту проблему должна решать соответствующая система
управления документооборотом. Система приживается, если она решает вопросы организации и
учета документов, принимая на себя большую часть рутинной работы по отслеживанию
прохождения документов, по учету изменений по объемам, срокам и стоимости выполнения работ,
обеспечивая при этом комфорт пользователю, не мешая естественному процессу
функционирования организации.
Сохраняя индивидуальную целостность каждого проекта, система должна иметь возможность
укрупнять информацию по всем проектам, одновременно реализуемым корпорацией. Она должна
быть отлажена с самого начала работ по проектам, так как в процессе их реализации с большой
вероятностью могут возникать отклонения. Пренебрежение к работе с документами,
несвоевременное выполнение обязательств и изменений может обернуться тяжелыми
последствиями для участников проекта. Ее составной частью, поэтому, должна быть подсистема
управления изменениями, вносимыми в проекты по ходу их выполнения.
Подобная система может быть создана на основе пакета Expedition американской компании
Primavera Systems, Inc.
Expedition это многопользовательская многопроектная база данных, построенная по принципу
Клиент/Сервер, которая позволяет Вам отслеживать контракты, изменения, а также все что требует
рассмотрения и утверждения. Система предоставляет централизованный путь для хранения,
организации и отслеживания проектной информации.
Ключевые позиции в сопровождении контрактов это Изменения и документы требующие
рассмотрения. Все остальные модули в Expedition направлены на поддержку этих ключевых
позиций.
В систему заносится информация о Контрактах и Ордерах на закупку. При отслеживании
стоимости проекта значения стоимостей заносятся в Таблицу стоимостей в соответствии с Кодом
структуры цены.
Инвойсы и запросы используются для отслеживания фактической стоимости.
В раздел Доставка материалов заносится дата и количество полученного материала и заметки для
каждого ордера на закупку.
Вся информация о почтовых адресах участников проекта содержится в разделе Контакты и
электронная почта. Expedition использует эту информацию при отправке документов участникам
проекта.
В Тенденциях менеджер проекта отмечает предполагаемые цены. Это можно использовать для
оценки возможного увеличения стоимости проекта.
После подтверждения участником контракта или ордера на закупку и началом работ все
изменения спецификаций и условий влияют на исходный контракт.
Раздел Ежедневные отчеты дает возможность записывать ежедневные работы, события и условия,
которые могут повлечь за собой изменения контракта. Такими событиями могут например стать
обнаружение большого камня в грунте при проведении земляных работ.
В раздел Телефонные переговоры, Встречи, Корреспонденция, Заметки записывается информация,
которая может повлиять на процесс рассмотрения документа и вызвать Изменения.
Раздел На Рассмотрение включает в себя чертежи, образцы материалов и любые разрешения
связанные с контрактом. Этот раздело помогает менеджеру отследить кто, когда и что получил.
Документы сопровождаются временными данными о статусе документов и предметов, и об
ответственности за них участников проекта.
Уведомления могут создаваться как в ручную, так и автоматически для сопровождения
документов, уже отставших от графика.
Отчеты предоставляют точную информацию о документах в различных форматах. Expedition
имеет гибкую систему создания отчетов, которая позволяет быстро получать информацию о том
кто, когда, какой документ получил, кто отвечает за следующий этап прохождения документа.
Какой срок прошел с момента начала рассмотрения документа и к какому сроку документ должен
быть рассмотрен.
Expedition позволяет связывать любые файлы и объекты к любой своей записью, с возможностью
быстрого вызова документа в дальнейшем.
Модуль Входящие содержит всю информацию переданную Вам другими участниками
проекта.
[]
[]
[]
