Офисные информационные системы

       

Революция или дань моде? (вперед навстречу электронным документам)



С. Клименко, Институт физики высоких энергий,
П. Боно, Я. Йорге, Еврографика
В настоящем докладе представлены материалы дискуссии по переходу на электронные
документы и безбумажную технологию обмена информацией в Европейском сообществе
специалистов по машинной графике. Дискуссия состоялась на конференции Еврографика'96 в
конце августа 1996 в Пуатье, Франция. Исходные материалы были
подготовлены Питером Боно (Peter Bono) и Якимом Йорге (Joaquim Jorge), которые любезно
разрешили использовать этот материал. Исходные материалы были переработаны
С.В.Клименко для представления на данной конференции.
Многие учреждения смело смотрят в лицо революционным изменениям, ожидающим нас в
ближайшем будущем. Здесь будет рассмотрена роль электронных документов как инструмента
повышения эффективности работы клерков. Мы обсуждаем специфические проблемы и
возможности, связанные с переходом на безбумажную технологию и даем рекомендации, которые
могут служить основой для стратегии автоматизированного делопроизводства.
Официальные документы все больше и больше переносятся на цифровые носители. В настоящее


время нет полной ясности с тем, где эта тенденция застанет нас и какова будет наша способность
воспринимать новую информационную обстановку. Однако, имеются несколько явных
преимуществ, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных
документов:

  1. Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
  2. Время распространения измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
  3. Время, требуемое для воспроизведения документа в другом месте, можно значительно
    сократить, особенно если мы полностью примем электронные методы передачи и
    воспроизведения.
  4. Огромным преимуществом этой технологии является способность производить
    содержательный (контекстный) поиск документа.
  5. Имеются громадные возможности для взаимодействия с другими учреждениями.

Широкому восприятию новых носителей мешают некоторые сомнения:
  • беспокойство о долговечности электронной информации
  • неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования
    (снабжения указателем) информации
  • "драконовские'' цены на инфраструктуру (например, Internet)
  • "приемлемость'' клиентами электронных документов
  • проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного
    доступа к электронным документам.





Содержание раздела