РЕФЕРЕНТ - система информационного обслуживания и планирования деятельности руководителя
Система "Референт" предназначена для эффективного распределения рабочего времени
руководителя, планирования мероприятий и встреч, а также автоматического приема,
обработки и рассылки документов и распоряжений любого вида (тексты, изображение,
звук).
Все входящие документы - от стандартного листа А4 до рукописной заметки на клочке бумаги
- сразу же сканируются и вводятся в компьютер. Обеспечивается ввод и хранение в электронном
виде и других видов информации - звукозаписи, фото-, видео-, кино-документов.
При этом исключается возможность потери или забывания информации. Документы в системе
можно привязывать к конкретным мероприятиям, а также назначать ответственное лицо,
контролирующее документ. Упорядоченность документов значительно сокращает объемы
обрабатываемой референтами информации.
Мероприятия группируются по тематикам, которые пользователь может задавать
самостоятельно. Можно также указать степень значимости мероприятия (это выбрать наиболее
важную встречу из нескольких). За каждым мероприятием закрепляется ответственное лицо.
Кроме того, с мероприятием может быть связан набор входных (т.е. подготовительных) и
выходных (т.е. итоговых) документов.
Планировать рабочее время руководителя можно по дням, неделям, месяцам. Для этого заранее
должен быть составлен регламент - набор обязательно и регулярно проводимых мероприятий
(например, завтрак, обед и ужин). На составляемое расписание рабочего времени вначале
накладывается регламент, а затем распределяются прочие мероприятия.
Если у руководителя запланирована встреча, то в систему можно занести не только анкетные
данные лица, с которым эта встреча будет происходить, но и его фотографию. О переносе или
отмене встречи его можно известить по телефону, факсу или электронной почте.
"Референт" позволяет получать самые разнообразные отчеты. Можно получить отчет, например,
обо всех мероприятиях, подготовленных данным человеком.
Система построена в архитектуре клиент/сервер и обеспечивает одновременную согласованную
работу нескольких референтов в единой компьютерной сети.
