Офисные информационные системы

       

Принцип первый. Электронный офис



В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Внедрение электронного офиса
предполагает изменение технологии работы с документами, т.е. замену ручной методов
обработки документов автоматизированными процедурами.
Внедряемая информационная система в любом случае затронет существующую (сложившуюся в
организации) технологию работы. Естественный путь - перепроектирование сложившейся
технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных
автоматизированных технологий.
Информационное обеспечение должно предоставлять возможность интегрированной обработки
всех видов информации, циркулирующей в организации, в том числе документов, порожденных
электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки,
осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов становится элементом централизованной базы данных организации и
формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и
бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система
управления базой данных документов должна обеспечивать:



  • централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в
    организации,
  • хранение документов в электронном виде в различных форматах,
  • ведение централизованного каталога документов организации,
    обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с
    использованием полнотекстового поиска и т.д.),
  • хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с
    документом), а также различных версий документов,
  • надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к
    документам различного назначения,
  • возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних
    устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт-
    дисков.

Прикладное программное обеспечение должно включать следующие ключевые компоненты:

  • систему управления хранением документов - программное обеспечение,
    реализующее функции управления единым документарным фондом организации
    (централизованным архивом).
  • систему управления документооборотом - программное обеспечение,
    реализующее администрирование документооборота, управление
    маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков,
    контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и
    т.д.,
  • набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками
    организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных
    таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений,
    предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-
    приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей
    структурированную информацию),
  • систему экспорта / импорта документов.






Содержание раздела