Принцип первый. Электронный офис
В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Внедрение электронного офиса
предполагает изменение технологии работы с документами, т.е. замену ручной методов
обработки документов автоматизированными процедурами.
Внедряемая информационная система в любом случае затронет существующую (сложившуюся в
организации) технологию работы. Естественный путь - перепроектирование сложившейся
технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных
автоматизированных технологий.
Информационное обеспечение должно предоставлять возможность интегрированной обработки
всех видов информации, циркулирующей в организации, в том числе документов, порожденных
электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки,
осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов становится элементом централизованной базы данных организации и
формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и
бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система
управления базой данных документов должна обеспечивать:
- централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в
организации,
- хранение документов в электронном виде в различных форматах,
- ведение централизованного каталога документов организации,
обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с
использованием полнотекстового поиска и т.д.),
- хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с
документом), а также различных версий документов,
- надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к
документам различного назначения,
- возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних
устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт-
дисков.
Прикладное программное обеспечение должно включать следующие ключевые компоненты:
- систему управления хранением документов - программное обеспечение,
реализующее функции управления единым документарным фондом организации
(централизованным архивом).
- систему управления документооборотом - программное обеспечение,
реализующее администрирование документооборота, управление
маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков,
контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и
т.д.,
- набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками
организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных
таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений,
предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-
приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей
структурированную информацию),
- систему экспорта / импорта документов.
