Офисные информационные системы

       

Преимущества электронных документов



Подготовка документов крутится вокруг состоящего из трех стадий процесса. На стадии
подготовки авторы (служащие) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору
(менеджеру). На стадии рецензирования и исправления редакторы требуют оценку экспертов и
отклоняют рукопись или требуют внесения в нее изменений. Эта стадия заканчивается, когда
редактор принимает документ к распространению. На последней стадии редактор посылает
документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается. Эта стадия
заканчивается, когда документ напечатан и разослан специалистам и в депозитарий
(хранилище) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы
вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях, которые мы
укажем ниже:
Почти нулевая цена печати и распространения. Это составляет от 15 до 30% текущих расходов
на печать. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи
могут получить их по связи и распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они
работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии
печати сделал возможным издавать и печатать документы с помощью уже готовых


компьютерных систем и с качеством, сравнимым с достигаемым традиционными издателями.
Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов
и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут
выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные
настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров с разрешением 600dpi и 1200dpi
могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым
профессиональными издателями. Более того, многие авторы жалуются на ошибки, вносимые при
традиционном печатном процессе. Преимущество обычных издателей размывается, поскольку
намного дешевле перекачать и распечатать документ, чем иметь его напечатанным в журнале
href="#lit">[Odlyzko]. Наконец, альтернативным носителем для распространения
электронных документов стала Всемирная паутина, осуществляя это распространение очень
легко с помощью гипертекстовых связей.
Сокращение цикла подготовки электронных документов можно достичь при помощи процедур
электронного представления, рецензирования и исправления. Многие прогрессивные издания
заявляют о цикле рецензирования от трех до четырех месяцев, который получается
исключительно использованием электронных коммуникаций и предписыванием экспертам дать
рецензию в течение месяца . Это выгодно отличается от срока от
восьми до двенадцати месяцев, обычно требуемого при традиционном процессе.
Новые носители. Одно преимущество электронных документов по отношению к бумажным --- это
возможность включить в издаваемые документы такие динамические объекты, как видео и
озвучивание. Эта возможность может иметь смысл для протоколирования важных совещаний и
конференций.
Интерактивные документы. Бумажные документы составляют негибкую среду. После того, как
они напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумажным
документам обычно имеют вид указания на ошибку, опубликованную в позднейших изданиях.
Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной
продукции нет удобной возможности поддерживать читательские комментарии, примечания и
авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным циклом
исправления и распространения. С помощью Всемирной паутины можно отследить читателей
документа, включая интерактивные формы получения от них комментариев, и процитировать их
через гиперсвязи. Весь этот сервис возможен в электронных документах.

Содержание раздела