Перспективы развития DOCS Open и компонент для него
А. Афанасьев, АО Весть
В работе современных предприятий важную роль играют его информационные ресурсы. Любое
более или менее крупное предприятие вынуждено хранить десятки и сотни тысяч документов.
Типичными примерами неструктурированных документов являются договора, письма,
распоряжения, служебные записки и тому подобные документы. При большом объеме хранения
найти что-либо в архиве неструктурированных документов без применения необходимых мер
организации информации очень сложно. Типичными для хорошей информационно-поисковой
системы являются возможность поиска документов по атрибутам, ключевым словам документа и
содержанию документа. В настоящее время все большее распространение получают
специализированные системы управления документами (СУД).
К основным их функциям относятся:
- выдача и возврат документов библиотечного типа.
- Нумерация версий документов.
- Поиск документов (как по тексту, так и по атрибутам, задаваемым
пользователем).
- Многоуровневая система защиты информации.
- Администрирование учета и архивирования.
- Работа с разнообразными форматами документов (просмотр документа без
процессора обработки документа).
Рассмотрим систему DOCS Open, предназначенную для ведения архивов средних и крупных
организаций.
Система DOCS Open построена по современной архитектуре "клиент-сервер", причем. должно
быть минимум 2 сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер
документов, хранящий сами документы. Это вовсе не означает того, что для этого необходимо 2
машины - оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. В то же время для
больших архивов один сервер библиотеки может управлять несколькими серверами документов.
Дополнительно в системе может быть сервер полнотекстового индекса, обеспечивающий быстрое
построение полнотекстовых индексов на документы, хранимые в архивах DOCS Open. Данная
возможность позволяет искать документы по их содержанию, не зная атрибутов необходимых
документов.
В качестве сервера библиотек может использоваться практически любая промышленная
реляционная база данных. Для ряда СУБД поддерживается специальные методы доступа
(напрямую через интерфейсные библиотеки). В качестве сервера документов могут выступать
произвольная сетевая операционная система. PC DOCS Inc. сделала основную ставку на
Windows NT. В последнее время именно для этой платформы выпускаются новые продукты,
обеспечивающие повышенную секретность доступа к информации. Сервер полнотекстового
индекса работает на IBM PC под любыми вариантами Windows или на MAC.
Клиентское место DOCS Open функционирует на IBM PC (в DOS и Windows) или на MAC.
Причем экранные формы, используемые в средах Windows, DOS и Mac - одни и те же, хотя
администратор архива при желании может разработать специальные экранные формы для
каждой из среды и для каждой группы пользователей. Так называемый мобильный клиент
DOCS Open может работать и в отрыве от основного архива, причем синхронизация локального
архива и архива предприятия происходит автоматически. Синхронизация локального архива
пользователя и архива предприятия может происходить по локальной сети, по коммутируемым и
некоммутируемым каналам связи.
DOCS Open хранит документы в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера
документов (сетевой операционной системы). Каждый документ содержится в исходном виде (в
виде одного или нескольких файлов). Для одного документа может храниться несколько версий
(до 99 версий и 26 подверсий документа). Можно ввести ограничение на объем хранимой
информации на каждом сервере документов.
DOCS Open имеет средства миграции документов по различным типам носителей данных.
Миграция документов осуществляется автоматически в соответствии с частотой обращения к
документам.
DOCS Open позволяет вести off-line архивы документов. При этом в сервере библиотеки лежат
только учетные карточки документов.
