Офисные информационные системы

       

Оценки объемов документооборота



Данный пункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемов
корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального
офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов
(помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в
подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом
список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90%
документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в
архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на
долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и
более мелкими порциями, несколько раз в год.
Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем - 90-120 тыс.
документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет
90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные
сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата
правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам
документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие
представлены примерно в равных пропорциях.
Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной
карточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом


под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то,
что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка
документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется
примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.




Содержание раздела